OCRに任せる項目と、人が最後に見る項目｜目視チェックの線引き設計

「FAXをOCRで読み取る仕組みを入れたのに、結局これまでと同じように 全部の注文書を人が見ています」という相談があります。 入れる前の想定では、読み取った結果をそのまま基幹システムへ渡すつもりでした。 ところが数件の読み間違いが出た時点で、念のため全部を見る運用に戻り、 そのまま定着しています。

このとき社内で交わされる議論は、たいてい精度の話になります。 精度が上がれば人のチェックを外せる、という前提です。 けれどこの前提が、そもそも運用の役に立ちません。 この記事では、任せる項目と人が最後に見る項目をどこで分けるか、 その線をどんな条件で引くかを整理します。 取引先に何も変えてもらえない前提で書きます。

精度の数字ひとつでは、任せる範囲を判断できない

製品の説明に出てくる読み取り精度は、原稿全体をならした数字です。 ところが実際の注文書を1枚開いてみると、欄によって読み取りやすさがまったく違います。 取引先のシステムから印字された品番欄と、 受注担当者が電話のあとに欄外へ書き足した納期の指示が、 同じ紙の上に同居しています。

この2つを同じ精度で語ることはできません。 だから「精度がこの水準を超えたら人のチェックを外す」という議論の立て方自体が、 運用の判断としては使えないのです。全体の精度が高いと聞いて全部を任せれば、 読みにくい欄の誤りがそのまま流れます。逆に読みにくい欄があるからと全部を人が見れば、 機械が確実に読める欄まで目視の対象になり、確認の総量は減りません。

判断の単位を、製品から項目へ移します。 注文書の欄をひとつずつ見て、任せる側と人が最後に見る側に振り分ける。 この振り分けができれば、 「全部人が見る」か「全部任せる」かの二択から抜けられます。

機械に任せていい項目には、4つの条件が揃っている

任せてよい項目には共通点があります。 読み取りが得意そうだから任せるのではなく、誤りが起きたときに、人の目以外の何かが止めてくれるかどうかで決まります。次の4つが揃っているかを見てください。

3つめが実質的にいちばん効きます。 品番を読み間違えたとき、それが自社の品目マスタに存在しない文字列なら、 人が見ていなくても処理が止まります。 つまり検算が用意できる項目は、目視を外しても危険が増えない。 逆に検算が用意できない項目は、精度がどれだけ高くても、 誤りが誰にも止められないまま流れる可能性が残ります。

人が最後に見る項目は、だいたい同じ場所に集まる

逆に、人を残す項目もほぼ決まっています。 業種や取引先が違っても、相談の場で出てくる場所は似通います。 共通しているのは、紙に書かれた文字を読むだけでは意味が確定しないという点です。

たとえば納期欄に「前回と同じで」と書かれていた場合、 文字としては正しく読み取れています。 けれど前回がいつのどの注文なのかは、紙の外にある情報です。 こうした参照表現は、文字を読む処理では原理的に埋まりません。 同じことが、図面番号の枝番や改訂記号にも起きます。 記号そのものは読めても、どの版を使うべきかは受注履歴と現場の状況で決まります。

もうひとつ、表に入れにくいけれど現場で必ず問題になるのが、1枚の紙に複数の注文がまとめられている場合の区切りです。 明細行がどこまでで1件なのか、合計欄がどの範囲の合計なのかは、 様式ごとに違います。ここを機械に任せると、 項目単位では正しく読めているのに、注文の単位が壊れます。 複数注文が混ざる取引先は、まとめて人が見る側に置いてください。

任せるか人が見るかを分ける、4つの軸

自社の注文書で振り分けるときは、次の4つの軸で見ます。 項目ごとに4つを順に当てると、迷う欄が減ります。

4つめは見落とされがちですが、実務ではいちばん効きます。 「この形式で来ることがあるので、念のため全部見ています」という運用は、 稀な例外のために常時の確認を薄くしています。 稀な例外は、機械に見分けさせて止めるのが正しい扱いです。 読み取らせるのではなく、通常と違う形が来たら処理を止めて人へ回す。 これなら、例外に張り付く人を常時置かずに済みます。

なお、受注ではなく請求側でOCRを使う場合も、判断の軸はほぼ同じです。 そちらの整理は「請求書のOCR・RPA」で扱っています。

全件チェックを抜き取りへ落とす順番と、全件へ戻す条件

振り分けが済んだら、次は目視の量を落とします。 ここで大事なのは、いきなり全部を落とさないことと、戻す条件を先に決めておくことです。 戻す条件がないと、何か起きたときに全件チェックへ一気に巻き戻り、 元の運用に戻って二度と動かせなくなります。

読み取れない原稿は、取引先に頼まなくても減らせる

読み取りが崩れる原稿には、決まった顔があります。 罫線と文字が重なっている、印字が薄い、受領印やスタンプが数字に重なっている、 傾いて送られてくる、1枚に複数の注文が載っている、裏面が透けて写り込んでいる。 どれも「取引先の書き方が悪い」で終わらせがちですが、自社側で吸収できるものが混ざっています。

まず受信側の解像度です。受信の設定が粗いままだと、 送られた原稿がきれいでも読み取り前に情報が落ちます。 次に、届いた画像をそのまま残すこと。 読み取り結果だけを保存して元の画像を捨てていると、 誤りが見つかったときに何が原因だったのか追えません。 原稿の状態が悪かったのか、読み取りの問題なのかを切り分けられないと、 改善の打ち手が選べなくなります。

そのうえで、取引先に頼むとしても軽い依頼から始めます。 同じ取引先の中で古い様式を使っている担当者に最新版へ寄せてもらう、 受領印を数字に重ねないでもらう、といった範囲です。 読み取りやすい書類の条件そのものは「OCRが読める書類の条件」で整理しているので、依頼の内容を組み立てるときの材料に使えます。

最後に残るのは、様式を1種類に寄せる交渉

人が最後に見る項目を本当に減らしたいなら、 いちばん効くのは注文書の様式を1種類に寄せることです。 様式が揃えば、どの欄に何が書かれるかが固定され、 欄外の但し書きも減ります。複数注文の区切りの問題も消えます。 この記事で挙げた人が見る項目の多くは、 様式が揃っていないことから生まれています。

ただし、これは技術の話ではなく取引先ごとの力関係の話になります。 応じてもらえる相手と、頼めば取引そのものに響く相手がいます。 そこを踏まえずに全取引先へ一斉に依頼を出すと、 読み取りの改善どころか関係の整理から始めることになります。 現実的な線は、応じてもらえそうな取引先だけに絞って寄せていき、 応じてもらえない取引先は人が見る前提のまま残す、という運用です。

裏を返せば、様式を寄せられない取引先が残る前提で仕組みを組むしかありません。 だから、精度を上げて全部を任せる方向ではなく、任せる項目と人を残す項目の線を先に引くほうが、 動く運用にたどり着くのが早いのです。 線を引いた結果として人が見る項目が残るのは、失敗ではありません。 どこを見ればよいかが分かっている状態は、 全部を念のため見ている状態とは別のものです。

※ 本記事は当社が支援の現場で見た傾向を整理したもので、 統計調査や製品比較に基づく評価ではありません。 読み取りの成否は原稿の状態と製品によって変わります。