OCRに任せる項目と、人が最後に見る項目｜目視チェックの線引き設計

「FAXをOCRで読み取る仕組みを入れたのに、結局これまでと同じように 全部の注文書を人が見ています」という相談があります。 入れる前の想定では、読み取った結果をそのまま基幹システムへ渡すつもりでした。 ところが数件の読み間違いが出た時点で、念のため全部を見る運用に戻り、 そのまま定着しています。

このとき社内で交わされる議論は、たいてい精度の話になります。 精度が上がれば人のチェックを外せる、という前提です。 けれどこの前提が、そもそも運用の役に立ちません。 この記事では、任せる項目と人が最後に見る項目をどこで分けるか、 その線をどんな条件で引くかを整理します。 取引先に何も変えてもらえない前提で書きます。様式を寄せる交渉は、記事の最後に別枠で触れます。

精度の数字ひとつでは、任せる範囲を判断できない

製品の説明に出てくる読み取り精度は、原稿全体をならした数字です。 ところが実際の注文書を1枚開いてみると、欄によって読み取りやすさがまったく違います。 取引先のシステムから印字された品番欄と、 受注担当者が電話のあとに欄外へ書き足した納期の指示が、 同じ紙の上に同居しています。

この2つを同じ精度で語ることはできません。 だから「精度がこの水準を超えたら人のチェックを外す」という議論の立て方自体が、 運用の判断としては使えないのです。全体の精度が高いと聞いて全部を任せれば、 読みにくい欄の誤りがそのまま流れます。逆に読みにくい欄があるからと全部を人が見れば、 機械が確実に読める欄まで目視の対象になり、確認の総量は減りません。

機械に任せていい項目には、4つの条件が揃っている

任せてよい項目には共通点があります。 読み取りが得意そうだから任せるのではなく、誤りが起きたときに、人の目以外の何かが止めてくれるかどうかで決まります。次の4つが揃っているかを見てください。 この4つは、任せる側に入れるための合格基準です。 後段の「4つの軸」は、どちらか迷う欄をどの順で振り分けるかの見方なので、役割が違います。

任せていい項目の4条件のうち、いちばん効くのは 「マスタと突き合わせて検算できる」ことです。 品番を読み間違えても、自社の品目マスタに存在しない文字列なら処理が止まるので、 人が見ていなくても危険は増えません。 つまり検算が用意できる項目は、目視を外しても危険が増えない。 逆に検算が用意できない項目は、精度がどれだけ高くても、 誤りが誰にも止められないまま流れる可能性が残ります。

人が最後に見る項目は、だいたい同じ場所に集まる

逆に、人を残す項目もほぼ決まっています。 業種や取引先が違っても、相談の場で出てくる場所は似通います。 共通しているのは、紙に書かれた文字を読むだけでは意味が確定しないという点です。

たとえば納期欄に「前回と同じで」と書かれていた場合、 文字としては正しく読み取れています。 けれど前回がいつのどの注文なのかは、紙の外にある情報です。 こうした参照表現は、文字を読む処理では原理的に埋まりません。 同じことが、図面番号の枝番や改訂記号にも起きます。 記号そのものは読めても、どの版を使うべきかは受注履歴と現場の状況で決まります。

もうひとつ、表に入れにくいけれど現場で必ず問題になるのが、1枚の紙に複数の注文がまとめられている場合の区切りです。 明細行がどこまでで1件なのか、合計欄がどの範囲の合計なのかは、 様式ごとに違います。ここを機械に任せると、 項目単位では正しく読めているのに、注文の単位が壊れます。 複数注文が混ざる取引先は、まとめて人が見る側に置いてください。

任せるか人が見るかを分ける、4つの軸

自社の注文書で振り分けるときは、次の4つの軸で見ます。 項目ごとに4つを順に当てると、迷う欄が減ります。

FAX注文書のOCR運用では、ごく稀にしか来ない書式のために全件を念のため人が見ると、 常時発生する確認のほうが薄くなります。 稀な書式は読み取らせず、通常と違う形が来たことだけを機械に見分けさせて止め、 人へ回してください。この扱いにすれば、例外に人を常時張り付けずに済みます。

なお、受注ではなく請求側でOCRを使う場合も、判断の軸はほぼ同じです。 そちらの整理は「請求書のOCR・RPA」で扱っています。

全件チェックを抜き取りへ落とす順番と、全件へ戻す条件

振り分けが済んだら、次は目視の量を落とします。 ここで大事なのは、いきなり全部を落とさないことと、戻す条件を先に決めておくことです。 戻す条件がないと、何か起きたときに全件チェックへ一気に巻き戻り、 元の運用に戻って二度と動かせなくなります。

線引きが崩れないように、受信側で先に整えておくこと

FAX注文書のOCRで、元の画像を残しておかないと、項目を全件チェックへ戻す判断ができません。 任せる項目と人が見る項目の線引きは、読み取った値が信頼できることが前提で、 その前提を自社側で支えるのが受信側の整えです。 読み取りが崩れる原稿には、決まった顔があります。 罫線と文字が重なっている、印字が薄い、受領印やスタンプが数字に重なっている、 傾いて送られてくる、1枚に複数の注文が載っている、裏面が透けて写り込んでいる。 どれも「取引先の書き方が悪い」で終わらせがちですが、自社側で吸収できるものが混ざっています。

まず受信側の解像度です。受信の設定が粗いままだと、 送られた原稿がきれいでも読み取り前に情報が落ちます。 次に、届いた画像をそのまま残すこと。 読み取り結果だけを保存して元の画像を捨てていると、 誤りが見つかったときに何が原因だったのか追えず、 項目を全件チェックへ戻すかどうかの判断もできません。 原稿の状態が悪かったのか、読み取りの問題なのかを切り分けられないと、 改善の打ち手が選べなくなります。

最後に残るのは、様式を1種類に寄せる交渉

人が最後に見る項目を本当に減らしたいなら、 いちばん効くのは注文書の様式を1種類に寄せることです。 様式が揃えば、どの欄に何が書かれるかが固定され、 欄外の但し書きも減ります。複数注文の区切りの問題も消えます。 この記事で挙げた人が見る項目の多くは、 様式が揃っていないことから生まれています。

ただし、これは技術の話ではなく取引先ごとの力関係の話になります。 応じてもらえる相手と、頼めば取引そのものに響く相手がいます。 そこを踏まえずに全取引先へ一斉に依頼を出すと、 読み取りの改善どころか関係の整理から始めることになります。 現実的な線は、応じてもらえそうな取引先だけに絞って寄せていき、 応じてもらえない取引先は人が見る前提のまま残す、という運用です。

※ 本記事は当社が支援の現場で見た傾向を整理したもので、 統計調査や製品比較に基づく評価ではありません。 読み取りの成否は原稿の状態と製品によって変わります。