図面管理はエクセルの台帳と共有フォルダで足りるか｜列の作り方と専用ツールに移す条件

「図面管理をそろそろちゃんとしたい」という相談は、たいてい何を入れるかの話として 持ち込まれます。話を聞いていくと、今あるエクセルと共有フォルダで済む会社と、 投資しないと同じことが起き続ける会社がはっきり分かれます。 分かれ目は、図面の枚数でも従業員数でもありません。

この記事では、まずエクセルを図面管理にどう使うかを台帳の列まで書き、 次に共有フォルダとエクセルで足りる条件と足りなくなる条件を並べます。 そのうえで、症状ごとに「フォルダの決めごとで直るもの」「エクセルの台帳で補えるもの」 「専用の管理が要るもの」を分け、移すと決めた場合に先に済ませておくことまで書きます。

エクセルは図面の置き場ではなく、台帳として使う

エクセルで図面管理をしようとして、PDFをシートに貼り付けたり、 1品番1シートで図面の画像を並べたりしている例を見かけます。 この形はファイルが重くなり、改訂のたびに貼り直しが要るので、更新が止まりがちです。 図面のファイルは共有フォルダに置いたままにして、エクセルには図面について「置き場所以外の情報」を書く台帳を作ります。

置き場所以外の情報とは、どの版が今使われているか、どの客先にどの版を納めているか、 外注先にいつどの版を渡したか、といったことです。共有フォルダの階層とファイル名だけでは、 これを表しきれません。台帳にすれば1行で書けて、フィルターで客先や状態ごとに絞り込めます。

図面台帳に入れる列

列は、探すときに使うものと、事故のあとに追うものに絞ります。 最初から20列近く作ると記入が後回しになり、台帳とフォルダの中身がずれていきます。 次の8列から始めて、足りないと分かった列だけを後から足すほうが続きます。

同じ品番で客先ごとに版が分かれている場合は、客先ごとに行を分けます。 1行に「A社は3、B社は2」と書くと、フィルターで絞れなくなるからです。 外注先へ図面を渡す会社は、同じブックに出図記録のシートを1枚足し、 出図日・出図先・図面番号・渡した版・受領確認の列を作ります。 古い版で加工が進んでいたことが後で分かったとき、 メールを1件ずつ辿らずにこのシートで原因を追えます。

エクセルの台帳でつまずきやすいところ

リンクがフォルダの移動で切れる

台帳からファイルを開けるようにリンクを張ると便利ですが、 共有フォルダの名前を変えたり階層を動かしたりすると、張ったリンクは開けなくなります。 フォルダの階層は台帳を作る前に決めておき、作ったあとは名前を変えない約束にしておきます。 パスを文字で書いておけば、リンクが切れても場所は読めます。

ファイルサーバーに置いたブックは通常、同時に直せない

社内のファイルサーバーに置いたエクセルは通常、先に開いた人がいると、 後から開いた人は保存済みの内容を閲覧できても、その人が閉じるまでは編集できません。 設計と生産管理が同じ台帳を直す会社では、ここで記入が後回しになりがちです（Microsoft サポート「Excel file is locked for editing」）。

同時編集には、ブックをOneDrive、OneDrive for Business、またはSharePoint Onlineに置き、 全員が共同編集に対応するMicrosoft 365版かWeb版などのExcelを使う必要があります。 デスクトップ版ではMicrosoft 365のサブスクリプションへのサインインが必要で、 ファイル形式も.xlsx、.xlsm、.xlsbに限られます。SharePointの社内サーバー版や、 Excel 2016・2019・2021 LTSCなど共同編集に対応しない永続ライセンス版が混じる場合は、 置き場所だけ変えても解決しません（Microsoft サポート「Collaborate on Excel workbooks at the same time with co-authoring」）。契約、Excelの版、保存先、ファイル形式を先に確かめます。

記入が後回しになり、台帳とフォルダがずれる

エクセルは書かなければ何も残りません。改訂したのに台帳の版が古いまま、 という状態が一度起きると、現場は台帳を信じずにフォルダを直接見るようになります。 「版を確定した人が、その場で台帳に1行足す」「出図した人が、送った直後に1行足す」と、 書く人と時機を決めておくのが一番効きます。

図面の量ではなく、版が並走しているかで分かれる

共有フォルダが限界を迎える瞬間は、図面が増えたときではありません。同じ品番に対して、複数の版が同時に生きた状態になったときです。 改訂したら前の版はもう使わない、という運用が成立している会社なら、 図面が増えてもフォルダは破綻しません。最新のファイルを見ればよいからです。

これが崩れるのは、客先ごとに違う版で流れ始めたときです。 A社には改訂後、B社には改訂前で納めている、という状態になると、 ファイル名の末尾に付けた記号の意味を知っている人しか正解を選べなくなります。 フォルダは置き場所しか表せないので、「どの版がどの客先で生きているか」は載りません。 エクセルの台帳が効くのはここで、客先ごとの行に版を書けば、 記号の意味を知らない人でも正解を選べるようになります。

エクセルと共有フォルダのままで足りる会社の条件

次の条件が揃っているなら、専用の管理を入れなくても運用は成り立ちます。 むしろ入れないほうが早い、という判断になる領域です。

この条件下で起きている「探しにくい」は、ほぼすべてフォルダの決めごとが 無いことによるものです。原本の置き場所が決まっていない、 担当者ごとに命名が違う、作業中のファイルと確定したファイルが同じ場所にある。 どれも仕組みではなく合意の問題なので、ツールを入れても解けません。

エクセルでは足りなくなる会社の条件

一方で、次のような状態が出ているなら、台帳を工夫しても届きません。 いずれも「人が毎回書く」ことに頼れなくなった状態です。

エクセルの台帳で回している会社にとって特に重いのは、 外注先へ渡した図面の版が追えなくなることです。 古い版で加工が進んでいたことが後で分かると、影響はやり直しの費用だけでなく、 納期と信用に出ます。出図記録のシートは書いてあれば原因を追えますが、 抜けていた1件がまさに事故の1件だった、ということが起きます。

客先の図番と自社の品番の対応は、台帳に列を足して変換表にできます。 紙・PDF・CADのどれを原本にするかと、担当者が休むと止まる問題も、 まず決めごとで直す話です。専用ツールを検討する前に片づけておきます。

症状ごとに、フォルダの決めごと・エクセルの台帳・専用の管理を見分ける

現場から挙がる不満は、原因の層が混ざったまま出てきます。 同じ「探しにくい」でも、決めれば済むもの、台帳に書けば済むもの、 記録が自動で残る仕組みが要るものがあります。症状で並べると次のようになります。

この表は、今困っていることを行に当てて、どの列に集まるかを見るために使います。 フォルダの決めごとに集まるなら投資は要りません。エクセルの台帳に集まるなら、 台帳を1冊作って書く人を決めれば足ります。専用の管理に集まり始めたら、 決めごとを増やしても解決しないので、記録が自動で残る仕組みを検討する段階に入っています。

エクセルの台帳が続いているかを測る

台帳を作ったら、続いているかどうかを数字で見ます。 おすすめは、月に一度、台帳から10行ほどを選んでリンクやパスからファイルを開き、 台帳の版とファイル名の版が合っているかを確かめるやり方です。 合わなかった行の数が、そのまま台帳のずれの件数になります。

もう一つは、台帳を作る前の1週間に、図面のことで人に聞いた回数を数えておくことです。 「この図面どこ」「これ最新？」と聞かれた回数を正の字で付けるだけで足ります。 台帳を使い始めて1〜2か月後に同じ数え方をすると、探す手間が減ったかを比べられます。 ずれの件数が毎月出る、人に聞く回数が減らない、という結果なら、 書く人と時機の決め方を見直すか、専用の管理を検討する材料になります。

専用の管理へ移すかどうかを見る観点

検討に入る前に、次の観点で自社の状態を確かめます。 いずれも「今できていないこと」を並べるためではなく、決めれば済むのか、仕組みがないと無理なのかを切り分けるための問いです。

原本の所在が一つに決まるか

これは決めれば済む領域です。決められないとしたら、 部署ごとに違う原本を持ちたい理由があるということなので、 その理由を先に潰さないとツールを入れても両方が残ります。

版の履歴が人手を介さずに残るか

共有フォルダとエクセルで履歴を残すには、上書きせず連番で足し、 台帳に1行書く運用を続ける必要があります。続くなら足ります。 忙しい時期に必ず上書きされたり台帳が止まったりするなら、そこは仕組みの話です。

外に出した図面の記録が残るか

社内の整理は決めごとで届きますが、社外への受け渡しは相手の都合が入るため、 記録の抜けが出やすくなります。ここが業務上重いなら、移す理由として最も強い項目です。

検索キーが人の記憶に依存していないか

客先の呼び方と自社の品番の対応表が、誰かの頭の中にしかない状態は、 その人が辞めた日に検索性が消えます。台帳に客先の図番の列を足せば足りることも多いので、 まず書き出してみて、それでも追いつかないかを見ます。

図面そのものではなく、図面が動く前後の流れが見えていない場合は、 先に流れを紙に落としたほうが判断が早くなります。書き方は「製造業の工程フロー図の作り方」で扱っています。

移す前に済ませていないと、移した先でも探せない

移すと決めた場合、ツールの検討より先に済ませることがあります。 ここを飛ばした移行は、費用を払ったあとに同じ不満が出ます。

現物の棚卸し

生きている図面と、もう使わない図面を分けずに全部移すと、 移した先でも探せません。過去の図面は捨てられないので、 残すこと自体は正しいのですが、現行の検索対象と、参照用の保管を分けずに移すと混ざります。 エクセルの台帳で状態の列を埋めてあれば、それがそのまま棚卸しの結果になり、 台帳の列は移行先へ登録する項目の下書きとして使えます。

命名規則の合意

名前の付け方を決めずに移すと、共有フォルダで起きていた問題が そのまま新しい画面に載ります。新しい画面のほうが検索機能は強いので、 しばらくは誤魔化せますが、量が増えれば同じ場所に戻ります。 合意すべきなのは細かい記号の体系ではなく、 「何をキーにして探すのか」の順番です。ここが決まれば名前は後から付けられます。

この二つを進めていくと、そもそも移さなくてよいと分かる会社が出てきます。 棚卸しと命名の合意だけで、困っていたことの大半が消えるからです。 その場合は、投資を止めるのが正しい判断になります。 エクセルをどこまで使い続けるかの見極めは「エクセル業務のシステム化」でも同じ考え方で整理しています。

移さないと決めるなら、決めることは絞れる

エクセルと共有フォルダで足りると判断したなら、やることは多くありません。 ルールを増やすほど守られなくなるので、次の範囲にとどめます。

原本フォルダ・連番・受領日・台帳の4つの決めごとが数か月続いたかは、 月に一度台帳から10行ほど選んでファイルの版と照らし、ずれた行を数えれば分かります。 続いているなら投資は不要です。続かなかったなら、 続かなかった理由が、そのまま専用の管理に求める要件になります。 「決めたのに守られない」という結果は失敗ではなく、人手では無理な部分が特定できたという情報です。 その状態で検討に入れば、機能の比較ではなく自社の要件から選べます。

経営から見た判断としては、まず移さない前提で決めごとと台帳を試し、 そこで残った問題だけを投資の対象にする順番が安全です。 決めごとを試さずにツールから入ると、 導入後に出た不満が、ツールの不足なのか運用の不足なのか区別できなくなります。

※ 本記事は当社が支援の現場で見た傾向を整理したもので、統計調査に基づく区分ではありません。