図面管理は共有フォルダで足りるか｜専用ツールに移す条件

「図面管理をそろそろちゃんとしたい」という相談は、たいてい何を入れるかの話として 持ち込まれます。ただ、話を聞いていくと、投資しなくても済む会社と、 投資しないと今後も同じことが起き続ける会社がはっきり分かれます。 そして分かれ目は、図面の枚数でも従業員数でもありません。

この記事では、共有フォルダのままで足りる条件と、足りなくなる条件を並べます。 そのうえで、症状ごとに「フォルダの決めごとで収まるもの」と 「専用の管理が必要なもの」を分け、移すと決めた場合に先に済ませておくことまで書きます。

図面の量ではなく、版が並走しているかで分かれる

共有フォルダが限界を迎える瞬間は、図面が増えたときではありません。同じ品番に対して、複数の版が同時に生きた状態になったときです。 改訂したら前の版はもう使わない、という運用が成立している会社なら、 図面が増えてもフォルダは破綻しません。最新のファイルを見ればよいからです。

これが崩れるのは、客先ごとに違う版で流れ始めたときです。 A社には改訂後、B社には改訂前で納めている、という状態になると、 ファイル名の末尾に付けた記号の意味を知っている人しか正解を選べなくなります。 このとき起きているのは整理の乱れではなく、フォルダという仕組みが表現できない情報が発生したということです。 フォルダは置き場所しか表せないので、「どの版がどの客先で生きているか」は載りません。

だから最初の問いは「うちの図面は多いか」ではなく、 「同じ品番の版が同時に生きているか」になります。ここが立っていない会社は、 どれだけ良いツールを入れても、入れたあとに同じ混乱が起きます。

共有フォルダのままで足りる会社の条件

次の条件が揃っているなら、専用の管理を入れなくても運用は成り立ちます。 むしろ入れないほうが早い、という判断になる領域です。

この条件下で起きている「探しにくい」は、ほぼすべてフォルダの決めごとが 無いことによるものです。原本の置き場所が決まっていない、 担当者ごとに命名が違う、作業中のファイルと確定したファイルが同じ場所にある。 どれも仕組みではなく合意の問題なので、ツールでは解けません。

共有フォルダでは足りなくなる会社の条件

一方で、次のような状態が出ているなら、フォルダの工夫では届きません。 いずれも「置き場所以外の情報を残す必要がある」状態です。

このうち経営から見て重いのは、外注先への受け渡しが追えない状態です。 古い版で加工が進んでいたことが後で分かると、影響はやり直しの費用だけでなく、 納期と信用に出ます。しかもこの種の事故は、起きたあとに原因を追う手段が 共有フォルダには残っていません。渡したメールを一件ずつ辿ることになります。

症状ごとに、フォルダの決めごとで収まるものと専用の管理が要るものを見分ける

現場から挙がる不満は、原因の層が混ざったまま出てきます。 同じ「探しにくい」でも、決めれば済むものと、記録の仕組みが要るものがあります。 症状で並べると次のようになります。

この表の使い方は、今困っていることを行に当てて、 右側の列にどれだけ集まるかを見ることです。左に寄っているなら投資は要りません。 右に集まっているなら、決めごとを増やしても解決しないので、 記録が自動で残る仕組みを検討する段階に入っています。

専用の管理へ移すかどうかを見る観点

検討に入る前に、次の観点で自社の状態を確かめてください。 いずれも「今できていないこと」ではなく、決めれば済むのか、仕組みがないと無理なのかを切り分けるための問いです。

原本の所在が一つに決まるか。これは決めれば済む領域です。決められないとしたら、 部署ごとに違う原本を持ちたい理由があるということなので、 その理由を先に潰さないとツールを入れても両方が残ります。

版の履歴が、人手を介さずに残るか。共有フォルダで履歴を残すには、誰かが上書きせず連番で足す運用を続ける必要があります。 続くなら足ります。忙しい時期に必ず上書きされるなら、そこは仕組みの話です。

外に出した図面の記録が残るか。社内の整理は決めごとで届きますが、社外への受け渡しは相手の都合が入るため、 記録の抜けが必ず出ます。ここが業務上重いなら、移す理由として最も強い項目です。

検索キーが人の記憶に依存していないか。客先の呼び方と自社の品番の対応表が、誰かの頭の中にしかない状態は、 その人が辞めた日に検索性が消えます。対応表を文書に出せば足りることも多いので、 まず出してみて、それでも追いつかないかを見ます。

図面そのものではなく、図面が動く前後の流れが見えていない場合は、 先に流れを紙に落としたほうが判断が早くなります。書き方は「製造業の工程フロー図の作り方」で扱っています。

移す前に済ませていないと、移した先でも探せない

移すと決めた場合、ツールの検討より先に済ませることがあります。 ここを飛ばした移行は、費用を払ったあとに同じ不満が出ます。

現物の棚卸し。生きている図面と、もう使わない図面を分けずに全部移すと、 移した先でも探せません。過去の図面は捨てられないので、 残すこと自体は正しいのですが、現行の検索対象と、参照用の保管を分けずに移すと混ざります。 棚卸しは移行作業のなかで一番時間がかかる部分なので、 ツールの比較を始める前に着手したほうが全体の期間が読めます。

命名規則の合意。名前の付け方を決めずに移すと、共有フォルダで起きていた問題が そのまま新しい画面に載ります。新しい画面のほうが検索機能は強いので、 しばらくは誤魔化せますが、量が増えれば同じ場所に戻ります。 合意すべきなのは細かい記号の体系ではなく、 「何をキーにして探すのか」の順番です。ここが決まれば名前は後から付けられます。

この二つを進めていくと、そもそも移さなくてよいと分かる会社が出てきます。 棚卸しと命名の合意だけで、困っていたことの大半が消えるからです。 その場合は、投資を止めるのが正しい判断になります。 Excelや既存の仕組みをどこまで使い続けるかの見極めは「エクセル業務のシステム化」でも同じ考え方で整理しています。

移さないと決めるなら、決めることは絞れる

フォルダの決めごとで足りると判断したなら、やることは多くありません。 ルールを増やすほど守られなくなるので、次の範囲にとどめます。

この三つが数か月続いたかどうかを、あとで見てください。 続いているなら投資は不要です。続かなかったなら、 続かなかった理由が、そのまま専用の管理に求める要件になります。 「決めたのに守られない」という結果は失敗ではなく、人手では無理な部分が特定できたという情報です。 その状態で検討に入れば、機能の比較ではなく自社の要件から選べます。

経営から見た判断としては、まず移さない前提で決めごとを試し、 そこで残った問題だけを投資の対象にする順番が安全です。 逆に、決めごとを試さずにツールから入ると、 導入後に出た不満が、ツールの不足なのか運用の不足なのか区別できなくなります。

※ 本記事は当社が支援の現場で見た傾向を整理したもので、統計調査に基づく区分ではありません。