一棟物件の資料一式をそろえる手順｜謄本・レントロール・修繕履歴・確認済証

一棟の収益物件を預かったとき、資料をそろえる作業は思ったより長引きます。理由は、必要な書類の取得先が売主・法務局・役所の3系統に分かれていて、それぞれ出てくるまでの日数が違うからです。

そして多くの場合、手をつける順番が「聞きやすいところから」になっています。売主に電話して出るものだけ先にそろえ、役所に行くのは最後。これだと、いちばん時間がかかるものが最後に始まります。

この記事では、資料の内訳を取得先で分け、着手の順番を整理します。

取得先で3つに分ける

並べてみると分かりますが、いちばん時間が読めないのはCです。にもかかわらず、着手が最後になりがちです。順番を逆にして、Cを預かった当日に着手するだけで、全体の提出日が数日早まります。

当日にやること、今週中にやること

検査済証や図面が見つからないとき

築年数のある一棟物件では、確認済証や検査済証が手元にないことがよくあります。ここで検討が止まると、そのまま数週間が過ぎます。

進め方としては、まず売主に保管の有無を確認し、見当たらない場合は特定行政庁で建築確認や完了検査の記録を確認します。台帳の記載事項について証明を出してもらえる制度があるため、原本が紛失していても記録の有無は確認できることが多いです。

ただし注意したいのは、記録があることと、現状の建物が法令に適合していることは別だという点です。増築や用途変更が後から行われている場合もあります。融資の可否や将来の建て替えに関わる論点なので、判断が必要な場面では建築士や金融機関に早めに当たっておくほうが、後戻りが少なくなります。手続きや必要書類は自治体によって異なるため、必ず当該の窓口で確認してください。

そろえた資料を、探さずに出せる形にする

集めるところまでは、どの会社もやっています。問題はその後です。集めた資料が担当者のメールとダウンロードフォルダに分散していると、次に問い合わせが来たときにまた探すことになります。

置き場所の作り方は、凝らないほうが続きます。物件ごとに1つのフォルダを作り、中を固定の5つに分けるだけです。

この5つに、「未取得の書類は何か」を書いた1枚のメモを足します。このメモがあると、資料の提出依頼が来たときに「いま出せるもの」と「確認中のもの」を即答できます。契約まわりの書類全般の整理については「不動産の契約書類を効率化する」でも扱っています。

規模別に見た、詰まる場所

まとめ

一棟物件の資料は、売主・法務局・役所の3系統に分かれます。日数が読みにくいのは役所側なので、そこを預かった当日に着手する。売主への依頼は1通にまとめて出す。この2つで、提出までの日数は目に見えて変わります。

そして集めた後に、物件ごとの固定フォルダと「未取得メモ」を残す。次に同じ物件の問い合わせが来たとき、探す時間がゼロになります。

※ 書類の名称・請求先・手続きは自治体や物件の状況によって異なります。本記事は一般的な進め方を整理したもので、個別の取引における法的な判断を示すものではありません。実際の手続きは必ず当該の窓口でご確認のうえ、必要に応じて建築士・司法書士等の専門家にご相談ください。記述は当社が支援している会社の事例をもとに一般化したものです。