ChatGPTでExcelを使う方法｜関数・集計・VBAの頼み方と、ズレを防ぐ渡し方

ChatGPTでExcelに使えるのは4つの作業です

ChatGPTがExcelの作業で役に立つのは、文章で頼んだ内容を式やコードに変える場面です。式・手順・マクロの文面を作れるほか、Excelファイルをアップロードして分析させることもできます。OpenAIのヘルプでは、データ分析で.xls・.xlsx・.csvなどの表計算ファイルに対応するとされています（2026年10月時点。使える機能はプランや設定で異なります）。中小企業の現場で使いやすいのは、次の4つです。

どの作業でも共通するのは、「列の見出し」「実際の値が入った数行」「出したい結果」の3つを先に渡すことです。見本の行に正しい答えを添えておくと、返ってきた式が合っているかを、その場で確かめられます。

関数・マクロは「見本の行つき」で頼みます

次の例は、請求一覧の「入金済みの合計」を担当者別に出したい場面です。頼み方を2通り並べます。

【伝わりにくい頼み方】
入金済みの合計を担当者別に出す式を教えて

【伝わる頼み方】
Excelで、A列＝担当者、B列＝請求額、C列＝状態（「入金済」「未入金」）の表があります。
例）田中 / 120,000 / 入金済、佐藤 / 80,000 / 未入金、田中 / 50,000 / 入金済
担当者ごとの「入金済」の請求額の合計を、F列に出す式を作ってください。
この例なら、田中は170,000、佐藤は0になる想定です。

後者なら、返ってきた式を見本の3行に当てはめて、田中が170,000になるかを確かめられます。この確認を省くと、条件の列を取り違えたまま、合計が出たように見える式を使い続けることになります。

VBA・マクロは、元のファイルで最初に動かしません

マクロは、今の手作業を1行ずつ書いて頼むと、手順に近い形で返ってきます。ただし、元のデータを書き換える・消す命令が含まれることがあります。最初は、ファイルのコピーで動かし、元と結果を見比べてから本番に使います。コードの意味が分からない部分は、そのままChatGPTに「この行は何をしているか」を聞けます。

Excelファイルを渡して集計・編集を頼む流れ

ChatGPTにExcelファイルを渡して集計や整形を頼む場合の流れは、次の4段です。数行の見本で式を頼む方法より手早い反面、ファイル全体を渡すので、渡す前の準備と戻ってきた結果の確認が欠かせません。

1. 渡すコピーを作る：元のファイルは触らず、コピーを用意します。氏名・住所・取引先ごとの個別の金額などの列は、消すかダミーの値に置き換えます。1行目に列の見出し、2行目以降に1行1件のデータを置いた表にしておくと、読み違いが減ります。
2. ファイルを添付する：チャット欄の添付（クリップのアイコンなど）から、コピーしたxlsxまたはCSVのファイルを選びます。使える画面や上限はプランや設定で変わるため、自社の画面で確認します。
3. 依頼文を書く：「Sheet1のA列が担当者、B列が請求額、C列が状態です。入金済みの請求額を担当者別に集計し、新しい表にしてください。田中の合計は170,000になるはずです」のように、列の意味と、正しい答えの見本を添えます。
4. 結果を受け取り、元と見比べる：返ってきた表やファイルは、保存して開き、合計が元の表の合計と一致するか、件数が減っていないか、3行ほどを手計算と照らします。コードを使って分析した場合は、画面に出る手順や前提も読みます。

ChatGPTにExcelファイルを渡す方法は、結果が合わなかったときに、式を頼む方法より原因を追いにくくなります。そのため、最初は小さな表で試し、合うことを確かめてから実際の業務の表に広げます。

結果がズレる原因は、ChatGPTより「渡し方」にあることが多いです

ChatGPTでExcelの作業を試して「合わなかった」とやめてしまう例があります。SalesDockが相談を受けた中には、原因がChatGPTそのものより、渡した資料の側にあった例がありました。

• 請求書のPDFをチャットAIに読ませて仕訳を試したところ、金額や科目がずれた例があります。ずれの原因は、AIではなく請求書のPDF側にありました。
• 履歴書アプリを作った例では、画像から読み取った行数と、元のWordファイルの行数が合っていませんでした。そこで様式を作り直すのをやめ、元のWordファイルに差し込む方式に1本化しました。

このようにPDFや画像が原因だった例が続いています。ChatGPTにPDFや画像を読ませると、文字を読み違えて金額や科目がずれることがあります。元のExcelやWord、会計ソフトのCSVのような「中身のデータ」があるなら、それを渡すほうが確実です。なお、ここで挙げた例は、すべての原因が資料の形式にあったと確かめられたものではありません。

渡し方は4通りで、向く作業が違います

請求書や紙の資料を読ませる作業は、OCR（文字を読み取る技術）の質に左右されます。仕組みと、人が確認する箇所はOCRとは？仕組み・AI-OCRとの違い・導入前の確認方法、手入力を減らす順番は手入力をAIで削減する方法で扱っています。

使う前に決める3つの決まり

ChatGPTは便利ですが、社内で使い方が揃っていないと、担当者ごとに結果が違い、あとから誰も検証できなくなります。最初に、次の3つを決めておきます。

• 渡してよいデータの範囲：氏名・住所・電話番号・取引先ごとの個別の金額などは渡さない、または消したコピーを使う。
• 確認する人と方法：式は見本の行で手計算、マクロはコピーで試運転、までを使う人の作業として決める。
• 結果の保存先：ChatGPTの会話の中だけに式を残さず、Excelのファイルに説明つきで残す。担当者が替わっても追えるようにする。

AIツールを会社のルールに載せるときの考え方はAIの社内ルールにまとめています。ChatGPTと他のAIの選び方はChatGPTとClaudeの使い分けが参考になります。

チャットで質問して貼り付けるだけでは、仕事は変わりにくいです

不動産会社向けのレポートで、毎回チャット画面で質問して、答えをコピーして貼る使い方では、実務は変わらないと指摘されていた例がありました。AIを「使っている」ことと、AIが「働いている」ことは別だという指摘です。

ChatGPTで式を作る作業は、1回なら5分で済みます。ところが、毎月同じ集計を同じ手順で頼むなら、頼む作業そのものが毎月の手間になります。その場合は、一度できた式やマクロをExcelのファイルに固定して、次の月からは頼まずに動かせる形にします。会計ソフトやフォームなど元のデータの出どころとExcelを直接つなぐ方法はExcelからシステムへ移すタイミングが目安になります。

SalesDockは、AI顧問として、ChatGPTのようなAIを現場の業務や数字の流れにつなぐところを支援しています。支援の内容はサービスと料金にまとめています。