予実管理表の作り方｜予算・実績・発注済み・残見込みを混ぜない列設計

一行を部門、案件、商品、勘定科目のどれにするかで、表の用途が決まります。複数の単位を同じ行に混ぜると、合計は合っても原因を追えません。

列は、対象期間、管理単位ID、当初予算、承認済み予算、実績、発注済み、残見込み、着地見込み、差額、原因、次の行動、責任者、更新日を基本にします。不要な列は削れますが、予算の版と見込みの根拠は残します。

着地見込みは、確定実績に発注済みと残見込みを加えて考えます。ただし売上・費用で確度の考え方が違うため、同じ式を全行へ当てないほうが安全です。

実績と見込みを同じセルに入れると、締め後に過去の判断根拠が消えます。入力列と計算列を色だけで分けず、保護と権限でも分けます。

差額だけでは行動が決まりません。販売数が少ないのか、単価が変わったのか、計上月がずれたのか、対象範囲が増えたのかを分けます。

入力漏れやコード誤りは業績差ではありません。業務上の差とデータ品質の差を別に数えると、経営会議が入力修正会議になるのを防げます。

更新日はカレンダーだけでなく、受注、発注、検収、請求など記録が生まれる出来事と結びます。出来事のあとに誰がどの列を変えるかを決めます。

月次確定後は実績列を締め、遡及修正は履歴として残します。見込みは更新できますが、変更前の値と理由を消しません。

二週間だけ一部門で使い、未更新行、差戻し、会議で行動が決まらなかった行を数えます。空欄を埋めるための追跡が増えたなら、列が多すぎるか入力元が間違っています。

表を清書するより、使われなかった列を削り、判断が止まった行へ必要な根拠を足します。二回続けて同じ手順で更新できてから対象を広げます。