いま止められるIT費用の棚卸し｜増やす前に契約とライセンスを並べる

「うちのIT投資、同業に比べて少ないでしょうか」という質問をいただくことがあります。 比率の相場をお答えすることはできますが、その数字だけでは判断が進みません。 比較の相手が相場になると、出てくる結論は「増やす」か「削る」の二択で、 どこを増やしてどこを削るかは決まらないままです。

この記事は、増やす前の一手としていま払っているものを並べて、止めるものを決める作業を扱います。 並べるだけで、金額を動かさずに枠が出てくることがあります。 そして枠が出てからのほうが、増やす議論は具体的になります。

並べるまでは、合計額が誰にも分からない

IT費用が把握しづらいのは、金額が大きいからではなく、出口が分散しているからです。会社の口座からの引き落とし、 法人カードの決済、部署の経費精算、既存の業者への保守費、 そして人件費のなかに埋まっている手作業。この5つの出口に散っていると、 どの帳票を見ても全体は出てきません。

経営会議で出てくるのは「システム費」という1行の合計だけ、というケースも多いです。 その1行のなかに、月数千円のツールが十数本入っていることがあります。 1本ずつは小さいので誰も止めようと言わず、合計だけが毎年少しずつ増えていきます。 増える方向にだけ意思決定があり、止める方向には意思決定の場がない、という状態です。

手が止まっている理由の最上位は、予算ではない

順番として「止めて枠を作る」が先に来る理由は、公開されている調査からも読み取れます。 中小企業庁「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要」の p.21 図1(2)「AIを活用していない理由」（n=3,888、複数回答）では、 上位5つが次のように示されています。

予算を確保できないは上位5つのうち最も低い13.8%で、 最も高いのは活用する業務がイメージできていないの63.4%です。 同じ資料の p.21 図1(1) では、AI活用に取り組んだが30.3%、 取り組んでいないが69.7%（全体 n=5,645）と示されています。 なお、この設問はAI活用についての設問であり、 IT投資全般の調査ではありません。この記事では、 手が止まる理由の並び順として引用しています。

読み取れるのは、金額の不足より当てる業務が決まっていないことが前に来ている、という並びです。 だとすれば、先に金額を足しても対象が決まらないままです。 対象を決める作業と、止めて枠を作る作業は、どちらも金額を増やさずに始められます。

棚卸しの対象は4種類に分かれる

並べたIT費用は、扱いが4種類に分かれます。同じ「毎月出ている費用」でも、 止められる理由と止められない理由が違うので、混ぜたまま議論すると いちばん止めやすいものだけが議題に上がり、いちばん大きいものが残ります。

実際に金額が大きいのは③です。請求書が来ないので費用として認識されませんが、 毎月同じ人が同じ転記をしているなら、それは維持費です。 Excelで回している運用のどこまでを手作業のまま残すかは「エクセル業務のシステム化」で扱いました。③を拾うときは、担当者に作業一覧を書いてもらうより、 月次のどの日に誰の手が止まるかを聞くほうが早く出てきます。

④は「聖域」になりやすい枠です。止めない判断そのものは正しいのですが、 そのまま置くと翌年も同じ状態で棚卸しが終わります。 誰が毎日使っているか、どのデータがそこにしか入っていないか、 代替がないのは機能の問題か手間の問題か。この3点を書き出すだけで、 いまは止められないが来年は候補になるものと、 構造的に止められないものが分かれます。

止めるか残すかを分ける4つの軸

金額の大小で並べると、いちばん高いものは④に入っていて止められず、 止められるものは金額が小さいので議題になりません。 分ける軸は金額ではなく、次の4つです。

4軸を通すと、止める候補が数本に絞られます。全部を止める必要はありません。 並べた結果として「止められないことが分かった」も成果です。 止められない理由が書かれていれば、次に増やす議論のときに、 その費用を前提として置ける状態になります。

明細は通帳とクレジットカードから拾う

棚卸しを社内の申請台帳から始めると、抜けます。 台帳に載るのは申請されたものだけで、 現場が自分の判断で契約したものや、試用のまま課金が続いているものは載りません。 通帳の引き落としと法人カードの明細から拾うほうが、漏れが少ないです。

この作業は、担当者に依頼するより経営側で1度だけ通したほうが早く終わります。 担当者に頼むと、自分が申請したものを止める提案をすることになるので、 判断が止まりやすいためです。並べる作業だけを依頼し、 止めるかどうかの判断は経営側で持つ、という分け方が現実的です。

止めて空いた枠は、すぐ埋めない

止めた分をそのまま次のツールに回すと、数年後に同じ棚卸しをすることになります。 空いた枠を何に当てるかは、この記事の範囲外ですが、 順番だけ書いておくと、先に来るのは③の人が張り付いて維持している運用です。 ここは請求書に出てこないぶん、投資の効果が金額として見えやすい枠です。

効果をどう測るかは「業務改善の費用対効果、どう測る？」、AIを対象にした場合の測定軸は「AI ROIとは？計算式と3つの測定軸」で扱いました。配分そのものは「中小企業のIT投資、どこにいくら使うべき？」に渡します。

棚卸しは1度やって終わりにならない作業です。 ただ、1度通しておくと、次からは前回の表に差分を足すだけになります。 更新月と、④に書いた依存の中身が残っていれば、 2回目以降は判断だけを見直す形で済みます。

※ 引用した図1(2) はAI活用についての設問であり、 IT投資全般やIT費用の内訳を調べた調査結果ではありません。 複数回答の設問のため、割合の合計は100%になりません。 調査時点・対象・設問の定義によって当てはまり方が変わります。 本記事の4種類の分け方と4つの軸は、公開資料と相談の現場で見た傾向をもとにした 一般的な整理であり、統計的に検証された区分ではありません。