いま止められるIT費用の棚卸し｜増やす前に契約とライセンスを並べる
執筆：泉 款太（株式会社SalesDock 代表取締役）累計40社以上の中小企業を支援
結論
増やす前に契約とライセンスを並べる
- 最初に、通帳の引き落としと法人カードの明細から12か月分の支払先を拾います。
- 次に、請求元ではなく業務名で並べ、使われていないライセンスなど4種に分けます。
- 最後に、誰が困るか、社内の代替、契約の縛り、戻せるかの4軸で止めるか決めます。
IT費用の棚卸しは、①通帳の引き落としと法人カードの明細から12か月分の支払先を拾う、②どの業務のために払っているかで並べ替える、③使われていないライセンス・二重契約・人が張り付いた運用・止めると業務が止まるものの4種に分ける、④誰が困るか・社内に代替があるか・契約の縛り・戻せるかの4軸で止めるかを決める、の順で進めます。
この記事は止める側だけを扱います。 予算をどれだけ増やし、どの領域にいくら配分するかという増やす側の話は「中小企業のIT投資、どこにいくら使うべき？」で扱っています。順番としては、この記事で枠を作ってから、そちらで配分を考える形になります。
この記事のポイント
IT投資の相談は「いくら増やすか」から入ることが多いのですが、いま毎月いくら出ていて、その内訳が何かを即答できる会社は少ないです。 棚卸しの対象は使われていないライセンス／同じ役割の二重契約／人が張り付いて維持している運用／止めると業務が止まるものの4種。止めるか残すかは、金額の大小ではなく誰が困るか・代替が社内にあるか・契約の縛り・戻せるかの4軸で分かれます。
「うちのIT投資、同業に比べて少ないでしょうか」という質問をいただくことがあります。 比率の相場をお答えすることはできますが、その数字だけでは判断が進みません。 比較の相手が相場になると、出てくる結論は「増やす」か「削る」の二択で、 どこを増やしてどこを削るかは決まらないままです。
この記事は、増やす前の一手としていま払っているものを並べて、止めるものを決める作業を扱います。 並べるだけで、金額を動かさずに枠が出てくることがあります。 そして枠が出てからのほうが、増やす議論は具体的になります。
手順1：通帳と法人カードから12か月分を拾う
IT費用の棚卸しは、社内の申請台帳ではなく、通帳の引き落としと法人カードの利用明細から始めます。 台帳に載るのは申請された契約だけです。現場判断で始めた契約や、 試用期間のあとも課金が続く契約まで拾うため、直近12か月分の実際の支払いを確認します。
支払いを拾うときの3つの注意点
- 月額と年額を同じ表に入れる。月次明細だけでは、年1回だけ落ちる契約を見落とします。 12か月分を確認し、年払いは月額換算額と次回更新月も記録します。
- 退職者や異動者から引き継いだ契約に印を付ける。導入理由を説明できる人がいない契約は、利用状況を確認する優先候補です。 引き継いだという理由だけで、利用中と決めないようにします。
- 請求書に出ない手作業も別枠で拾う。転記、名寄せ、月次の突合など、IT運用のために毎月発生する作業は、 担当者、作業時間、発生日を記録します。
この段階では、止めるかどうかを判断しません。支払先、金額、支払頻度、 契約担当者、更新月を1行ずつ記録し、支払いの全体像を作ることが目的です。 判断を混ぜると、必要だと思っている契約ほど表に載らなくなります。
手順2：請求元ではなく業務名で並べる
IT費用が把握しづらいのは、金額が大きいからではなく、出口が分散しているからです。会社の口座からの引き落とし、 法人カードの決済、部署の経費精算、既存の業者への保守費、 そして人件費のなかに埋まっている手作業。この5つの出口に散っていると、 どの帳票を見ても全体は出てきません。
経営会議で出てくるのは「システム費」という1行の合計だけ、というケースも多いです。 その1行のなかに、月数千円のツールが十数本入っていることがあります。 1本ずつは小さいので誰も止めようと言わず、合計だけが毎年少しずつ増えていきます。 増える方向にだけ意思決定があり、止める方向には意思決定の場がない、という状態です。
支払いを業務名で並べ直す
拾った支払いは、ベンダー名順ではなく「見積を出す」「請求書を送る」 「顧客情報を持つ」のような業務名で並べ替えます。 同じ業務名の行に複数の契約が並べば、役割が重なる契約を見つけられます。 各行には、実際に使う人と管理する人も名前で記録します。
手順3：IT費用を4種類に分ける
並べたIT費用は、扱いが4種類に分かれます。同じ「毎月出ている費用」でも、 止められる理由と止められない理由が違うので、混ぜたまま議論すると いちばん止めやすいものだけが議題に上がり、いちばん大きいものが残ります。
| 種類 | 見つけ方 | 扱い |
|---|---|---|
| ① 使われていないライセンス | 契約数と、直近90日で実際に使った人数を数えて突き合わせる | 止める。数を減らすだけなので業務は動かない |
| ② 同じ役割の二重契約 | 見積・請求・顧客管理などの業務名で並べ、同じ行に2本来るものを探す | どちらを残すかを決める。移すデータの量で判断が変わる |
| ③ 人が張り付いて維持している運用 | 毎月の手作業を拾う。請求書の転記、名寄せ、月次の突合 | 請求書に出てこない費用。止めるのではなく手を離す対象 |
| ④ 止めると業務が止まるもの | 止めた場合に翌日困る人が具体的に浮かぶもの | 止めない。ただし依存の中身を書き出す |
棚卸しの4種のうち、金額が大きくなりやすいのは人が張り付いて維持している運用です。請求書が来ないので費用として認識されませんが、 毎月同じ人が同じ転記をしているなら、それは維持費です。 Excelで回している運用のどこまでを手作業のまま残すかは「エクセル業務のシステム化」で扱いました。人が張り付いて維持している運用を拾うときは、担当者に作業一覧を書いてもらうより、 月次のどの日に誰の手が止まるかを聞くほうが早く出てきます。
止めると業務が止まるIT費用は、止めない判断が正しくても「聖域」になりやすく、 そのまま置くと翌年も同じ状態で棚卸しが終わります。 誰が毎日使っているか、どのデータがそこにしか入っていないか、 代替がないのは機能の問題か手間の問題か。この3点を書き出すだけで、 いまは止められないが来年は候補になるものと、 構造的に止められないものが分かれます。
手順4：4つの軸で止めるか残すか決める
金額の大小で並べると、止めると業務が止まるものは高額でも残り、 止められるものは金額が小さいので議題になりません。 分ける軸は金額ではなく、次の4つです。
- 止めたら誰が困るか、名前が出るか。「たぶん誰か使っている」で止まる場合、その時点で止めてよい候補です。 逆に名前が即座に出るものは、金額が小さくても止められません。 人の名前が出るかどうかは、利用実態を測るいちばん簡単な代理指標になります。
- 代替がすでに社内にあるか。別のツールで同じことができているなら、二重契約側を止める判断ができます。 ここで確認するのは機能の有無だけでなく、 その代替を使っている人が社内にいるかどうかです。 使える人がいない代替は、代替として数えません。
- 契約の縛りがどうなっているか。年契約か、最低ライセンス数の下限があるか、更新月はいつか。 解約やライセンス減数の申出期限は契約ごとに違います。 契約書や利用規約で期限を確認し、その日から逆算して判断日を決め、 棚卸しの結論に「いつまでに判断し、いつ止まるか」を書きます。
- 止めた後に戻せるか。データを持ち出せるか、どの形式で出せるか、解約後にデータが保持される期間はあるか。 戻せるものは試して判断できますが、戻せないものは一度きりの判断になります。 この軸だけは、金額と関係なく慎重側に置きます。
4軸を通すと、止める候補が数本に絞られます。全部を止める必要はありません。 並べた結果として「止められないことが分かった」も成果です。 止められない理由が書かれていれば、次に増やす議論のときに、 その費用を前提として置ける状態になります。
AI活用の調査でも、予算より業務の特定が課題になっている
ここまでの4手順は、支出を減らすことだけが目的ではありません。 どの業務に費用を使っているかを明らかにし、次に費用をかける対象を決めやすくする作業です。 中小企業庁「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要」（2026年6月・RIETI BBLセミナー資料）の p.16 図1(2)には、「AIを活用していない理由」（n=3,888、複数回答）が示されています。 回答者は、2019年以降に省力化投資を行った事業者のうち、AI活用に取り組んでいないと答えた事業者です。
| 活用していない理由（上位5つ） | 回答割合 |
|---|---|
| 活用する業務がイメージできていない | 63.4% |
| 活用を推進する人材が不足している | 40.0% |
| 社内ルール・ガイドラインが整備されていない | 26.2% |
| セキュリティ・情報漏えいへの不安がある | 14.5% |
| 必要な予算を確保できない | 13.8% |
この調査では、「必要な予算を確保できない」は上位5つのうち最も低い13.8%で、 「活用する業務がイメージできていない」が63.4%でした。 同じ資料の図1(1)では、AI活用に取り組んだ事業者が30.3%、 取り組んでいない事業者が69.7%（全体 n=5,645）です。 これは中小企業全体のIT費用を調べた結果ではなく、対象を限定したAI活用の調査です。
この調査から、IT費用を増やせばAI活用が進むとまでは言えません。 一方で、対象となる業務を先に特定する必要性は読み取れます。 IT費用の棚卸しでも、支払先を業務名で並べることで、残す費用と次に改善する業務を同じ表から検討できます。
止めて空いた枠は、すぐ埋めない
止めた分をそのまま次のツールに回すと、数年後に同じ棚卸しをすることになります。 空いた枠を何に当てるかは、この記事の範囲外ですが、 順番だけ書いておくと、先に来るのは人が張り付いて維持している運用です。 ここは請求書に出てこないぶん、投資の効果が金額として見えやすい枠です。
効果をどう測るかは「業務改善の費用対効果、どう測る？」、AIを対象にした場合の測定軸は「AI ROIとは？計算式と3つの測定軸」で扱いました。配分そのものは「中小企業のIT投資、どこにいくら使うべき？」に渡します。
棚卸しは1度やって終わりにならない作業です。 ただ、1度通しておくと、次からは前回の表に差分を足すだけになります。 更新月と、止めると業務が止まる費用の依存の中身が残っていれば、 2回目以降は判断だけを見直す形で済みます。
出典
- 中小企業庁「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要」（2026年6月・RIETI BBLセミナー資料）（PDF）：p.16 図1「AI活用の状況と活用に当たっての課題」。図1(1) AI活用の状況（全体 n=5,645／取り組んだ30.3%、取り組んでいない69.7%）、図1(2) AIを活用していない理由（回答者は2019年以降に省力化投資を行った事業者のうち、AI活用に取り組んでいないと答えた事業者。n=3,888、複数回答／活用する業務がイメージできていない63.4%、活用を推進する人材が不足している40.0%、社内ルール・ガイドラインが整備されていない26.2%、セキュリティ・情報漏えいへの不安がある14.5%、必要な予算を確保できない13.8%）。原資料は（株）帝国データバンク「令和7年度 中小企業の経営課題と事業活動に関する調査」
※ 引用した図1(2) は2019年以降に省力化投資を行った事業者のうち、AI活用に取り組んでいないと答えた事業者への設問であり、 中小企業全体のIT投資やIT費用の内訳を調べた調査結果ではありません。 複数回答の設問のため、割合の合計は100%になりません。 調査時点・対象・設問の定義によって当てはまり方が変わります。 本記事の4種類の分け方と4つの軸は、公開資料と相談の現場で見た傾向をもとにした 一般的な整理であり、統計的に検証された区分ではありません。
よくある質問
IT費用は売上比率だけで判断してよいですか？
いいえ、売上比率だけでは判断できません。先に毎月の合計と、どの業務のために払っているかを並べます。相場に対して低ければ増やす、高ければ削るという見方だけでは、どこを増やしてどこを止めるかが決まらないためです。合計と内訳を出したあとに、比率を参考値として確認します。
使われていないライセンスはどうやって見つけますか？
契約している数と、直近で実際に使った人の数を並べて数えます。多くのツールは管理画面で最終ログイン日が見えるので、そこから直近90日の利用者を数えるのが早い方法です。差が出やすいのは、退職者の分が残っているケースと、部署異動で使わなくなった分が残っているケースです。数を数えるまでは「たぶん全員使っている」という前提が社内に残るので、印象ではなく数字で並べてください。
止めると業務が止まるものはどう扱いますか？
止めません。ただし、そのまま「聖域」にすると翌年も同じ状態で棚卸しが終わるので、依存の中身を書き出します。誰が毎日使っているか、どのデータがそこにしか入っていないか、代替がないのは機能の問題か手間の問題か。この3点を書くと、いまは止められないが来年は候補になるもの、と、構造的に止められないものが分かれます。書き出しておけば、次の棚卸しは前回の続きから始められます。
記事で引用している調査はIT投資全般の調査ですか？
いいえ。引用しているのは中小企業庁「2026年版 中小企業白書・小規模企業白書の概要」（2026年6月・RIETI BBLセミナー資料）p.16 図1(2)「AIを活用していない理由」（n=3,888、複数回答）で、2019年以降に省力化投資を行った事業者のうち、AI活用に取り組んでいないと答えた事業者への設問です。中小企業全体のIT投資やIT費用の内訳を調べた結果ではありません。予算を確保できないが13.8%で上位5つのうち最も低く、活用する業務がイメージできていないが63.4%で最も高いという並びです。
泉 款太（いずみ かんた）
株式会社SalesDock 代表取締役
慶應義塾大学法学部卒。スタートアップ、ラクスル、リクルート（SUUMO）を経て2025年に独立。 中小企業の経営・営業・業務・データをつなぐ事業基盤の設計と実装を支援。 不動産・製造業・クリニックを中心に、累計40社以上の支援に携わる。
運営は株式会社SalesDock（大阪市中央区本町）。中小企業向けに、AI内製化（初期構築15万円＋月額10万円・90日）と、 そのあとのAI顧問（月額5万円・6ヶ月契約から）を提供しています。価格は税別です。 大阪・関西を中心に、オンラインで全国からのご相談に対応しています。
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本文中に一次資料へのリンクがある数値は、リンク先を出典としています。 リンクのない業務設計、判断基準、実務上の目安は、SalesDockが累計40社以上の支援と自社運用で得た知見を一般化したものです。 個別企業での成果を保証する数値ではなく、条件によって変わります。
CASE
実際の支援では、こう変わりました
人材紹介3ヶ月の伴走支援
サイトの文言変更を、担当者が一人で本番公開まで完了。
防災メーカー3ヶ月の伴走支援
見積書づくりで人が行うのは、粗利をどうするかの判断だけに。
外国人材の就職支援試作からの伴走支援
書類の回収・仕分けと履歴書づくりを、どこまで自動にし、どこを人が確認するかを決めて試作まで完了。