その他構築中
書類を送るだけで、在留資格の申請書が埋まる
外国人材の紹介から入国手続き、定期フォローまでのルーティンの中で、在留資格の申請書類づくりが大量に発生し、ノウハウが特定の担当者に集中していた。候補者の書類をアップロードするとOCRで読み取り、申請書の該当項目へ反映するアプリを構築している。読み取り結果は必ず原本と照合する前提で、最終確認と提出は人が行う分業にしている。
- 会社
- 某外国人材紹介企業 様
- 業種
- その他
- 規模
- 外国人材紹介・登録支援 / 海外拠点＋国内営業
- 支援期間
- 2026年5月〜
導入前の課題
- 在留資格認定証明書交付申請書は21項目の転記が必要で、書類を見ながら手で書き写していた
- 在留資格ごとの定期訪問と申請書類の作成が大量に発生している
- 申請書のフォーマットは概ね同じだが、管轄や頻度が在留資格ごとに分岐して複雑
- 業務ノウハウが特定の担当者に集中し、ボトルネックになっている
支援内容
- 1候補者名を入れると保管用フォルダが自動で作られ、そこへ書類をアップロードする導線にした
- 2アップロードした書類をOCRで読み取り、申請書の該当項目へ反映する
- 3必要書類7点に対する提出状況を画面に出し、不足があるまま進めないようにした
- 4読み取り結果は必ず原本と照合する注意書きを画面に常設し、最終確認と提出は人が行う分業にしている
取り組みの成果
BEFORE
申請書21項目を書類から手で転記
AFTER
アップロードした書類から自動で反映
BEFORE
提出書類の不足に後から気づく
AFTER
7点の提出状況を画面で確認してから進む
使用したツール
Claude APIOCRGoogle DriveGoogle Sheets
同じ課題が起きやすい会社
- ・申請書類づくりが特定の担当者に集中している
- ・同じ情報を複数の書類へ何度も転記している
- ・書類の量が増えて対応が追いつかない