AIエージェントとRPAの違い｜中小企業がどちらに投資するかを決める6つの確認

RPAのライセンス更新が近い。作ったシナリオが、取引先の画面が変わるたびに止まる。AIエージェントに置き換えませんか、という提案を受けた。この記事にたどり着く経緯は、だいたいこの3つのどれかです。

調べると、たいてい同じ答えに行き着きます。ルールが決まっている作業はRPA、判断が必要な作業はAIエージェント。間違ってはいませんが、この一文で自社の業務を仕分けられた人はあまりいません。実務で判断が分かれるのは、間違えたときに戻せるか、誰が止めるか、費用がどの形で増えるかです。この記事では、その分かれ目を6つの確認に整理します。AI導入全体の進め方は中小企業のAI導入 完全ガイドで先に見てください。

違いは賢さではなく、手順を誰が持つか

RPAは、人がパソコンでやっている操作を手順として登録し、繰り返す仕組みです。どの画面を開き、どの欄に何を入れるかを人がすべて決めます。決めたとおりにしか動かないかわりに、同じ入力には必ず同じ結果が出ます。この再現性は、請求データの転記のように値が1つずれると後工程が崩れる作業では利点になります。

AIエージェントは、目的と使ってよい道具を渡して、手順のほうを都度組み立てさせる仕組みです。「届いたメールを読んで、該当する案件を探し、返信の下書きを作る」という頼み方ができます。手順を書かなくてよいかわりに、同じ入力でも出力が毎回同じとは限りません。出力を誰がどこで確認するかが、導入の中心になります。

比べているのは性能ではなく、手間の置き場所です。自社のどちらの手が空いているかで答えは変わります。

どちらも買わずに、業務側を直したほうが早い場合

比べる前に、1回だけ確認したいことがあります。その業務、例外はなぜ出ているのか、です。

同じ依頼がメール・FAX・フォームの3経路から届く。取引先ごとに書式が違う。担当者ごとに入力ルールが違う。この状態のまま自動化すると、例外分岐をそのまま道具の中へ写すことになります。RPAならシナリオが枝分かれし続け、AIエージェントなら確認すべき出力が増える。元の散らかりは残ります。

入力の経路を1つに寄せる、書式を1種類に揃える、担当ごとに違うルールを決め直す。地味ですが、自動化する対象そのものが小さくなります。見積もりが想像より高いと感じたときは、要件の半分が例外処理でできていないかを見てください。業務側を直したうえで、なお人手が要る部分だけを道具に渡すほうが安く付くことがあります。自社で持つ範囲の決め方は業務アプリをノーコードで作る前に決める4つにも書いています。

どちらに向くかを決める6つの確認

対象の業務を1つ思い浮かべて、次の6行を上から埋めてください。列は、RPAが向く、AIエージェントが向く、道具を買わず業務側を直すの3つです。

多数決の表ではありません。下の2行、間違えたときと止める人は、どの列に丸が付いても先に埋めます。ここが空欄のまま導入すると、初めて誤作動した日に全部が表面化します。

実際に埋めると、1つの業務が丸ごとどちらかに寄ることは少ないです。書類を読み取る前半はAIエージェント、基幹システムへ転記する後半はRPA、と工程ごとに分かれます。

権限は「読む・書く・送る・確定する」で分ける

事故は性能ではなく、渡した権限の広さで起きます。できることを次の4つの動詞に分け、どこまでを機械に渡すかを決めてください。

• 読む：ファイルやメール、システムの画面を参照するだけ。何も変わらない
• 書く：社内のシステムやシートへ記録する。間違えても社内で直せる
• 送る：社外へメールを出す、ポータルへ掲載する、チャットへ投稿する。取り消せない
• 確定する：発注、入金処理、契約、公開。お金と責任が動く

最初に渡すのは「読む」と「書く」までです。「送る」と「確定する」は、機械が下書きを作り、人が最終操作をする形に残します。この線引きは、AIエージェントの指示文へ「勝手に送らないでください」と書くことでは成立しません。送信の権限そのものを渡していないか、送信前に人の操作が挟まるかを、設定として確認します。承認の置き方は誤送信・誤公開を防ぐ承認の残し方で整理しました。

あわせて決めるのが、誤作動に気づく方法です。RPAは止まれば処理が進まないのですぐ分かりますが、AIエージェントは止まらずに間違えた内容を出し続けることがあります。処理した件数と人が直した件数が並んで見える場所を1つ作っておくと、気づくまでの時間が短くなります。

費用は金額ではなく、増え方の形で比べる

RPAの費用は、多くの場合ライセンスが中心です。ロボットの本数や実行端末の数で決まり、処理量が少ない月も同じ額がかかります。予算は読みやすい反面、使われなくなったシナリオのライセンスが残りやすくなります。

AIエージェントは、実行した回数や処理した量に応じて増える形が多くなります。試している間は小さく収まりますが、対象業務を広げた月に伸びます。上限の設定と、月ごとの実行件数を見る運用が前提になります。

どちらが安いかは、件数と例外の量で簡単に逆転します。見積もりを比べるときは総額よりも、増える条件を聞いてください。処理件数が倍になったらいくらになるか、相手先の書式が変わったとき誰がいくらで直すか。この2つが曖昧な見積もりは、あとで差が出ます。費用の内訳の分け方はAIエージェントの導入費用の分け方にまとめています。

いま動いているRPAを残す基準と、置き換える基準

前提として、全部を捨てる話にはしないでください。何年も止まらずに動いているシナリオは、それ自体が業務の資産です。触らないほうが安く済みます。

残すのは、次のようなシナリオです。

• 入力の形が固定されていて、ここ数年変わっていない
• 社内で完結し、社外へ何も出ない
• 止まったらその日のうちに誰かが気づく

置き換えや作り直しを検討するのは、壊れやすさの兆候が出ているシナリオです。

• 画面の座標や見た目に依存していて、レイアウトが少し変わると止まる
• 例外分岐が足され続け、当初の流れを誰も説明できない
• 作った人しか直せない。その人が席を外すと復旧しない

この3つに当てはまり、直す頻度も上がっているなら、手順を人が持ち続けるコストが限界に近づいています。ただし置き換え先がAIエージェントとは限りません。例外分岐が増えた原因が業務ルールの側にあるなら、そこを直すだけでシナリオが短くなり、RPAのまま使い続けられることもあります。

更新日が判断のきっかけになるのは自然ですが、そこから逆算して一斉に置き換えると、問題なく動いていたものまで一緒に止まります。1本ずつ進めてください。

30日で試すときに、先に決める4つ

比較で結論が出ないときは、1業務だけ選んで30日動かすほうが早いです。始める前に決めるのは次の4つ。

1. 対象は1業務だけ。複数を同時に試すと、どちらの効果か分からなくなる
2. その業務の入力・処理・出力をA4で1枚書く。人がどこで判断しているかを明記する
3. 停止条件。社外へ誤りが出た、出力を人が説明できない、この2つはどちらか起きた時点で止める
4. 記録する項目。処理した件数、人が直した件数とその理由、止まった回数

30日で見るのは、動いたかどうかではありません。人が直した理由が毎回違うなら業務ルールが決まっていない状態で、道具を替えても同じことが起きます。同じ理由が続くなら設定や手順で直せます。本番へ移すときの進め方はAIエージェントのPoCから本番実装までを参考にしてください。

効果は作業時間だけで測らない

削減時間だけを見ると、担当者が頑張っている間は必ず良い数字が出ます。導入前に1回、次の4項目を測っておいてください。

• その業務の1件あたりの所要時間と、月間の件数
• 人が出力を直した回数と、その理由の内訳
• 自動処理が止まった回数と、止まってから気づくまでの時間
• 担当者以外にその業務を代われる人数

3ヶ月後に時間が短くなっていても直した回数が減っていないなら、作業が人からチェックへ移っただけです。気づくまでの時間が延びているなら、監視の側が追いついていません。どちらも、機能を足す前に運用を整えます。導入したものを業務に残す進め方は定着しないAIを業務に残す仕組みに書きました。

6つの確認を埋めて、業務側を直す列ばかりが埋まる場合は、道具の選定より前の段階にいます。そのときはオンライン相談で、対象業務の入力・処理・出力を持ち寄って、例外がどこから出ているかの確認から一緒に見ることもできます。導入を前提にした場ではありません。

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